Rückstellungen – wann du ungewisse Verbindlichkeiten buchen solltest

Burkhard Küpper
 • veröffentlicht am:
2022-08-12
 • Lesezeit: XX Minuten

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die in Höhe und Fälligkeit nicht sicher sind. Wie du diese einsetzen kannst, um deine Steuerlast zu senken und wie du damit dein Unternehmen absichern kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Bei Rückstellungen handelt es sich per Definition um Verpflichtungen, die du dem Grunde nach bereits einkalkulieren kannst, die aber weder in der genauen Höhe noch dem genauen Zeitpunkt nach sicher einkalkulieren kannst. Was man auch als ungewisse Verbindlichkeiten bezeichnet, musst du auf der Passivseite der Bilanz ausweisen.

Das Ziel der Rückstellung ist es, dass du solche Schulden abdeckst, die wirtschaftlich in der aktuellen Periode anfallen, die du aber in Höhe und Fälligkeit bisher noch nicht genau eingrenzen kannst. In der Buchhaltung sind sie klar von den Rücklagen, nämlich einem Teil des Eigenkapitals, abzugrenzen.

01. Warum solltest du Rückstellungen aufbauen?

Im Geschäftsleben geht es immer um Sicherheiten. Zwar weißt du aus deiner eigenen unternehmerischen Tätigkeit, dass nichts in Stein gemeißelt ist, aber gewisse Punkte treten immer wieder auf. Da sind beispielsweise die Rechts- und Beratungskosten. Du weißt, dass diese irgendwann anfallen werden, aber wann genau es zu diesem Fall kommen wird, weißt du nicht und wie aufwändig das Ganze dann im Endeffekt, auch finanziell wird, kannst du nicht genau einschätzen. Höhe und Fälligkeit stehen also aktuell nicht fest. Dennoch solltest du es einkalkulieren und die Rückstellung für diesen Fall bilden.

Die Bildung von Rückstellungen ist dabei aber lange nicht so freiwillig in der Buchhaltung deines Unternehmens, wie es der logische Menschenverstand nahelegen könnte. Es gehört im Gegenteil zu den Verpflichtungen, in der Bilanz Rückstellungen auszuweisen.

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02. Was ist der Effekt von Rückstellungen?

Die gebildete Rückstellung mindert den steuerlichen Gewinn des Wirtschaftsjahrs. Während also Rücklagen als Teil des Eigenkapitals den Wert deines Unternehmens steigern, sichern die Rückstellungen dein Unternehmen ab.

Wenn die Rückstellung letzten Endes wieder aufgelöst wird, gibt es die Möglichkeit, dass sie aufwandsneutral aufgelöst wird oder dass ein zu hoher Betrag zurückgestellt wurde. Manchmal fallen auch die Gründe für die gebildeten Rückstellungen komplett weg und dann ist die entsprechende Rückstellung komplett aufzulösen.

  • Wenn du Rückstellungen buchen willst, wird bei der Bildung der Aufwand für die zukünftige Verpflichtung zurückgestellt. Du buchst dann "Aufwandskonto an Rückstellungen".
  • Bei einer aufwandsneutralen Auflösung der Rückstellungen buchst du "Rückstellungen an Bank".
  • Bei einer zu hohen gebildeten Rückstellung verhält sich die Auflösung ertragswirksam und du buchst "Rückstellungen an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen".

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03. Rückstellungen Beispiele

Was jetzt theoretisch einleuchtend klang, wollen wir an dieser Stelle auch mit Leben füllen. Dabei solltest du dir bewusst machen, dass es zig unterschiedliche Arten von Rückstellungen gibt – eben so viele, wie es ungewisse Verbindlichkeiten für Unternehmen gibt.

Wir möchten an dieser Stelle mal einige Rückstellungsarten nennen und erklären, die du in der Bilanz ausweisen kannst:

  • Gewerbesteuerrückstellung: Du weißt zwar, dass du Gewerbesteuer zahlen musst, aber wann genau der Bescheid kommt und in welcher Höhe sie anfallen werden, kannst du jetzt noch nicht wissen.
  • Garantierückstellungen: Zwar bist du von deinem Produkt überzeugt, aber es kann natürlich immer zum Garantiefall kommen. Damit du diesen Fall dann schadlos überstehst, kannst du entsprechende Rückstellungen bilden.
  • Urlaubsrückstellung: Hier stellst du das mutmaßliche Urlaubsentgelt zurück.
  • Pensionsrückstellung: Diese Rückstellung deckt Pensionszahlungen ab.
  • Rückstellung für Rechts- und Beratungskosten: Damit du im Fall eines Rechtsstreits die Möglichkeit hast, dein Unternehmen mit einer Rechtsberatung absichern zu lassen, solltest du entsprechende Rückstellungen bilden.
  • Rückstellung wegen einer angestrengten Klage: Wenn du selbst eine Klage anstrebst, ist es gut, wenn du dafür Rückstellungen gebildet hast.
  • Rückstellung für Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht: Je nachdem, welche Art von Geschäft du hast, hast du mindestens 10 Jahre Aufbewahrungspflicht deiner Unterlagen, meist sogar länger. Und egal, ob digital oder physisch – diese Aufbewahrung ist mit Kosten verbunden, die in jedem Geschäftsjahr anfallen. Auch dafür sollte eine Rückstellung gebildet werden.
  • Rückstellung für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften: Ein Geschäft, das beide Parteien zum Bilanzstichtag nicht vollständig erfüllt haben, wird im Handelsrecht als schwebendes Geschäft bezeichnet. Hieraus ergeben sich sogenannte drohende Verluste, die du mit einer entsprechenden Rückstellung absichern solltest. Das bedeutet nicht automatisch, dass du von der Entstehung eines Schadens schon beim Abschluss des Geschäfts ausgehst. Aber du weißt selbst, dass sich manchmal Unsicherheiten für dich als Unternehmer ergeben und diese solltest du in deiner Bilanz entsprechend ausweisen.
  • Sonstige Rückstellungen: Im Geschäftsleben können immer wieder einmal Verbindlichkeiten auftreten, die in Höhe und Stichtag nicht genau festzulegen sind. Dafür gibt es sogenannte "sonstige Rückstellungen". Zwar sind Rückstellungen grundsätzlich immer an bestimmte Themen gebunden, für die du diese Rückstellungen dann einsetzen darfst. Für bestimmte Eventualitäten ist es aber auch möglich, sogenannte "sonstige Rückstellungen" zu bilden, die du dann in der Bilanz ausweist.

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04. Die drei Phasen der Rückstellungen

Jetzt weißt du bereits, was Rückstellungen grundsätzlich sind – Verbindlichkeiten, die in Höhe und Fälligkeit nicht genau festzulegen sind. Aber wie laufen Rückstellungen denn in der Praxis ab?

Aufbauphase der Rückstellungen

In dieser Phase werden die Rückstellungen gebildet, also aufgebaut. Du zahlst immer mehr auf dem Rückstellungskonto ein. Je nachdem, in welcher Höhe du in etwa die Verbindlichkeiten erwartest, wirst du entsprechend hohe Rückstellungen aufbauen wollen.

In dieser Phase minderst du deinen steuerlichen Gewinn. Letzten Endes kannst du es auch als Steuerstundung betrachten. Für deine Rückstellungen zahlst du, da du den steuerlich anrechenbaren Gewinn minderst, ja keine Steuern. Die Summe, die du sonst an Steuern zahlen würdest, kannst du auch als zinsloses Darlehen, als Innenfinanzierung betrachten.

Plateauphase der Rückstellungen

In dieser Phase verändert sich an deinem zu versteuernden Gewinn wenig bis gar nichts. Denn es ist noch immer nicht ganz klar, wie hoch die Verbindlichkeiten tatsächlich ausfallen werden.

Die Rückstellung wird jeweils anhand tatsächlicher Werte angepasst. Stellst du also fest, dass die Verbindlichkeiten wahrscheinlich doch höher ausfallen, zahlst du mehr ein. Es ist auch möglich, die Rückstellungen so zu belassen, wie sie aktuell sind oder sie müssen etwas nach unten korrigiert werden.

Abbauphase der Rückstellungen

Wenn dann der Fall eintritt und klar wird, welche Verbindlichkeit tatsächlich auftritt, beginnst du, die Rückstellungen abzubauen.

Wenn du mit deinem Unternehmen in eine Schieflage geraten bist und es auflöst, mindert diese Auflösung der Rückstellungen deine Verluste und die Steuerstundung bleibt dauerhaft bestehen.

Wenn dein Unternehmen jedoch erfolgreich ist, begleichst du mit der jeweiligen Rückstellung die dazu passende Verbindlichkeit und musst dann in der Bilanz nur noch anpassen, ob du aufwandsneutral oder mit einem Plus aus der Verbindlichkeit herausgehst.

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Hast du Fragen zu Rückstellungen?

Wie bereits angesprochen, sind Rückstellungen nicht die Kür der Buchführung eines Unternehmens. Ihre Bildung ist vorgeschrieben und unter allen Umständen muss sie für den jeweiligen Zweck eingesetzt werden. Mit Rückstellungsbildung kannst du steuerlich viele Einsparungen erreichen. Sie gehören in die Hände von Fachleuten. Wenn du also Fragen zum Thema Rückstellungen und der Minderung deiner Steuerlast hast, nimm bitte Kontakt auf.

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