GmbH gründen – mit diesen zehn Schritten verlierst Du keine Zeit

GmbH gründen in zehn Schritten: Wir zeigen dir, worauf du bei der Gründung achten musst. Hier findest du alle Infos und die besten Tipps.

Die Geschäftsidee ist da. Der Businessplan steht und endlich soll es losgehen: Die Gründungsphase Deiner neuen Gesellschaft steht bevor und Du brennst darauf, mit dem operativen Geschäft zu beginnen. Wir zeigen Dir in zehn Schritten, worauf Du bei der Gründung einer GmbH achten solltest, wie Du Fallstricke vermeidest und wie Du die Gründungsphase, in der Du und Deine Mitgesellschafter mit ihrem persönlichen Vermögen haften, möglichst kurz hältst.

Schritt 1: Basics klären und später Zeit sparen

Schon vor der eigentlichen Gründung klärst Du die Basics:

  • Gründest Du allein oder bildest Du ein Team mit anderen Gründungsmitgliedern? 
  • Steht das Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro zur Verfügung?
  • Wie wird das Stammkapital eingebracht?
  • Wer wird der Geschäftsführer der GmbH?
  • Wie willst Du den Gesellschaftsvertrag ausgestalten?
  • Kennst Du die gesetzlichen Regelungen rund um die Gründung einer GmbH und die zugrunde liegenden Gesetzestexte?

Wenn Du Dir schon vorher Gedanken um diese neuralgischen Punkte machst, sparst Du im späteren Gründungsvorgang viel Zeit und kannst schneller mit dem operativen Betrieb beginnen. Meist lohnt es sich, schon in dieser Phase einen Steuer- und Unternehmensberater zur Unterstützung mit ins Boot zu holen.

Schritt 2: Den richtigen Firmennamen wählen

Der Firmenname ist das Aushängeschild Deines Unternehmens. Er repräsentiert die Firma nach außen und sollte Kunden und Geschäftspartnern in Erinnerung bleiben. Zudem muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Bei GmbHs muss die Bezeichnung „GmbH“ zwingend in einer Form im Firmennamen auftauchen, entweder als Abkürzung oder in Kombination mit dem Firmennamen, zum Beispiel als „Müller, Maier und Huber Vertriebsgesellschaft mbH“. Du kannst beim Firmennamen einen Fantasienamen, einen Sachnamen, eine Namensfirma oder eine Mischform wählen. Bei Namensfirmen dürfen nur die Namen der tatsächlichen Gesellschafter verwendet werden, Sachnamen bezeichnen die Art der Tätigkeit und Fantasienamen sind fast frei wählbar. Eine „Maier Wild Berry Drinks Vertriebs-GmbH“ ist also möglich.

Achte bei der Wahl des Firmennamens nicht nur auf den Wiedererkennungswert. Prüfe auch, ob der Name schon verwendet wird. Die IHK kann Dir bei der grundlegenden Prüfung weiterhelfen. Unser Tipp: Schaue auch, ob eine Domain mit dem gewünschten Firmennamen frei ist. Der beste Name nützt nichts, wenn die Sichtbarkeit im Internet und in den sozialen Medien nicht hergestellt werden kann, weil alle möglichen Domains belegt sind.

Schritt 3: Der Unternehmensgegenstand – genaue Tätigkeitsbeschreibung oder weit gefasstes Feld?

Die Tätigkeit der neuen GmbH wird durch den Unternehmensgegenstand definiert. Auch der Geschäftsführer des Unternehmens darf nur im Bereich des Unternehmensgegenstands tätig werden. Grundsätzlich gilt: Fasse den Unternehmensgegenstand so eng wie möglich, aber so weit wie nötig. Beginnst Du zum Beispiel mit dem Vertrieb von Kinderkleidung, lautet Dein Unternehmensgegenstand im Idealfall nicht „Vertrieb von Kinderkleidung“, sondern „Vertrieb von Textilien und Accessoires“. So kannst Du bei einer späteren Erweiterung Deiner Vertriebslinien auf eine erneute Änderung des Unternehmensgegenstands verzichten und Geld sparen, da jede Änderung notariell beglaubigt werden muss.

Schritt 4: Gründungskosten und Stammkapital

Nach der Festlegung des Firmennamens und des Unternehmensgegenstands klärst Du die Finanzierung der GmbH. Für GmbHs ist ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro notwendig. Du kannst Dich auch für ein höheres Stammkapital entscheiden, nach oben sind keine Grenzen gesetzt. Gründest Du nicht alleine, sondern mit anderen zusammen, entscheidet das Stammkapital auch über die Verteilung der Stimmrechte, wenn Du im Gesellschaftsvertrag keine andere Regelung festlegst.

Gemäß GmbH-Gesetz ist es möglich, mit der Hälfte des Stammkapitals eine GmbH zu gründen. Mindestens 12.500 Euro müssen der GmbH zur Verfügung gestellt werden. Jeder Mitgesellschafter muss mindestens 25 % seines Anteils einzahlen. Die Gesellschafter schulden dem Unternehmen dann die noch ausstehende Einlage. Trotz der geringeren Einzahlung haftet die GmbH mit der vollen Summe. Die Gesellschafter müssen im Zweifelsfall auf ihr Privatvermögen zurückgreifen, um Ansprüche gegenüber der GmbH zu befriedigen, wenn die Einlage noch nicht erfolgte. Aus unserer Sicht ist eine Gründung mit einem geringeren Stammkapital daher nur in Einzelfällen sinnvoll.

Die Gründungskosten der GmbH liegen zwischen 500 Euro und knapp 1.000 Euro, je nach Ausgestaltung. Du klärst bereits im Vorfeld, ob die Kosten aus dem Privatvermögen der Gesellschafter getragen oder ob die Kosten der GmbH auferlegt werden.

Schritt 5: Musterprotokoll oder Gründungsvertrag – richtig wählen

Zur Gründung der GmbH benötigst Du eine Satzung beziehungsweise einen Gesellschaftsvertrag. Für einfache Gründungen gibt es ein Musterprotokoll, das sich an den Voraussetzungen des GmbH-Gesetzes orientiert. Das Protokoll lässt sich nur einsetzen, wenn es:

  • nur einen Geschäftsführer gibt
  • das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht
  • nicht mehr als drei Gesellschafter gründen
  • keine Sacheinlagen in die GmbH erfolgen sollen

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, brauchst Du einen individuellen Gesellschaftsvertrag. In diesem kannst Du auch abweichende Regelungen zur Gewinnverteilung oder zum Verkauf von Anteilen vornehmen. Spätestens hier lohnt es sich, einen Steuerberater zu befragen, um die optimalen Lösungen für Deine GmbH zu finden. Nimm einfach Kontakt mit uns auf, wir beraten Dich gern.

Wichtiger Tipp: Wenn Du allein gründest und gleichzeitig auch Geschäftsführer des Unternehmens wirst, benötigst Du eine spezielle Befreiung vom § 181 BGB. Dieser behandelt sogenannte „Insichgeschäfte“. Als Gesellschafter-Geschäftsführer kann es passieren, dass Du einen Vertrag „mit Dir selbst“ schließt, zum Beispiel Deinen Arbeitsvertrag. Diesen unterschreibst Du dann als Geschäftsführer und als Gesellschafter. Das ist rechtlich nur möglich, wenn Du Dich von den Beschränkungen des § 181 BGB befreien lässt. Geschäftsführer, die nicht auch Gesellschafter sind, erhalten diese Befreiung in der Regel nicht.

Schritt 6: Der Notartermin – alle Grundlagen schaffen

Nachdem Firmenname, Unternehmensgegenstand und Gesellschaftsvertrag vorbereitet wurden, steht der Notartermin an. Zu diesem Termin müssen sich alle Gesellschafter im Notariat einfinden. Der Gesellschaftsvertrag wird vorgelesen und alle Gesellschafter unterschreiben die Gründungsdokumente. Der Notar beurkundet die Gründung der Gesellschaft und bereitet die Anmeldung beim Handelsregister vor.

Achte beim Notartermin auf eine gute Terminplanung. Der Banktermin zur Eröffnung des Geschäftskontos sollte möglichst kurzfristig nach dem Notartermin stattfinden, da erst nach der Einzahlung des Stammkapitals eine Eintragung beim Handelsregister erfolgen kann. Ohne Registereintrag ist die GmbH nicht geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung ist noch nicht wirksam. Alle Gesellschafter haften noch mit ihrem kompletten Privatvermögen für die GmbH.

Schritt 7: Ohne Bank geht nichts – das Geschäftskonto

Nach dem Notartermin geht es also so schnell wie möglich zur Bank. Bei den meisten Banken muss mindestens der Geschäftsführer der neuen GmbH erscheinen. Häufig verlangen Filialbanken aber auch, dass alle GmbH-Gesellschafter beim Termin anwesend sind. Im Laufe des Termins zahlen alle Gesellschafter ihr Stammkapital auf das neu eröffnete Konto ein. Die Bank stellt daraufhin eine Bestätigung über die Einzahlung aus. Diese übermittelst Du so schnell wie möglich dem Notar, der daraufhin die Eintragung ins Handelsregister beantragen kann.

Schritt 8: Handelsregistereintragung und Gewerbeanmeldung

Die Eintragung in das Handelsregister erfolgt in der Regel einige Tage nach Eingang aller Unterlagen beim Notar. Die Eintragung der GmbH wird postalisch mitgeteilt. Noch vor der Eintragung erhältst Du meist eine Rechnung über die Gebühren für die Eintragung. Diese wird an den Sitz des Unternehmens laut Satzung geschickt. Achte also darauf, dass Du rechtzeitig ein Adressschild am Briefkasten anbringst, damit das Schreiben nicht an den Absender zurückgeht. Ab Eintragung im Handelsregister ist die GmbH offiziell geschäftsfähig.

Wichtiger Hinweis: Die Eintragung ins Handelsregister wird im Bundesanzeiger veröffentlicht. Diese Daten sind für jeden einsehbar. Es gibt einige Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Gründer anzuschreiben und Angebote für eine Eintragung in Datenbanken zu unterbreiten. Diese sehen oft den offiziellen Rechnungen für die Eintragung in das Handelsregister sehr ähnlich. Diese Schreiben darfst Du immer ignorieren. Der Eintrag in eine solche Datenbank ist für kein Unternehmen notwendig und praktisch wertlos. Dennoch verlangen diese Unternehmen teilweise mittlere dreistellige Summen.

Unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister musst Du bei Deinem örtlichen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung vornehmen. Jede GmbH, die gewerblich tätig ist, muss auch dort vermerkt sein. Die Anmeldung ist erst nach Erteilung der Handelsregisternummer möglich. Der Geschäftsführer füllt dafür ein kurzes Formular aus. Je nach Sitz des Unternehmens fallen Gebühren zwischen 15 Euro und 60 Euro für die Gewerbeanmeldung an. Bei bestimmten Unternehmen sind gegebenenfalls weitere Registrierungen notwendig. Bei Finanz- und Versicherungsdienstleistern ist häufig eine Anmeldung im Vermittlerregister der IHK erforderlich.

Seit 2020 müssen sich Unternehmen zusätzlich selbstständig in das Transparenzregister eintragen lassen. Die Kosten dafür betragen 4,80 Euro pro Jahr. Bis 2019 war das nur für bestimmte Unternehmen vorgeschrieben, seitdem müssen alle Unternehmen und sogar auch Vereine eine Eintragung veranlassen.

Schritt 9: Steuerliche Erfassung – das Finanzamt will's wissen

Nach der Eintragung ins Handelsregister erhältst Du innerhalb weniger Wochen einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Deiner GmbH. Diesen füllst Du gegebenenfalls gemeinsam mit Deinem Steuerberater aus und schickst ihn dann zurück an das Finanzamt. Anhand der Unterlagen erteilt das Finanzamt der GmbH eine Steuernummer, die zwingend für die Abführung der Umsatzsteuer und das Erstellen von Rechnungen benötigt wird. Erst mit dem Erhalt der Steuernummer ist der Gründungsprozess weitgehend abgeschlossen.

Schritt 10: Los geht's: operativen Betrieb einrichten und durchstarten

Nun kann es endlich mit dem operativen Betrieb losgehen. Allerdings gibt es auch nach der Gründung noch einige Dinge zu beachten. Wenn Du Mitarbeiter einstellst, beantragst Du eine Betriebsnummer bei den gesetzlichen Sozialversicherungen. Zudem muss jedes Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden.

GmbHs sind anders als Personengesellschaften in jedem Fall zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese muss vorbereitet und eingerichtet werden. Das Registergericht verlangt zudem eine Eröffnungsbilanz von der GmbH. Hier lohnt es sich, auf einen externen Dienstleister wie ein Steuerbüro zurückzugreifen, um möglichst wenig Aufwand zu haben. Wir bieten unseren Mandanten eine weitgehend digitale Lösung, mit der Du effizient und schnell Deine Buchhaltung erledigen kannst.

Noch Fragen?

Wir beraten unsere Mandanten während des gesamten Gründungsprozesses und optimieren die einzelnen Schritte. Nimm jetzt Kontakt mit Küpper und Kollegen auf und lass Dich von Anfang an gut beraten. Burkhard Küpper freut sich auf Deine Nachricht!

FAQ zur Unternehmensgründung

Was kostet die Gründung einer GmbH?

Die Kosten einer GmbH-Gründung sind vor allem vom Aufwand beim Notar abhängig. Wer als Einzelgründer mit dem Musterprotokoll gründet, zahlt circa 350 Euro Notargebühren. Mehrere Gründer mit Musterprotokoll zahlen knapp 500 Euro und bei einem individuellen Vertrag liegen die durchschnittlichen Gebühren zwischen 800 Euro und 850 Euro. Die Eintragung in das Handelsregister kostet einmalig 150 Euro.

Für das Transparenzregister werden Gebühren in Höhe von 4,80 Euro pro Jahr fällig. Die Gewerbeanmeldung kostet zwischen 15 Euro und 60 Euro, je nach Landkreis beziehungsweise Stadt. Für bestimmte Unternehmen fallen weitere Gebühren für Eintragungen in ein Vermittlerregister oder Ähnliches an.

Kann ich eine GmbH allein gründen?

Du kannst Deine GmbH ohne weitere Gesellschafter auch allein gründen und dann Gesellschafter-Geschäftsführer werden. Gerade bei kleineren Unternehmen ist das eine absolut übliche Gestaltung des Vertrags. Denke dann an die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB.

Wann ist es sinnvoll, eine GmbH zu gründen?

Wenn Du vor allem die Kosten im Blick hast, lohnt sich eine Gründung in den ersten Monaten eines Jahres. Unabhängig von der Dauer der Tätigkeit muss jede GmbH einen Jahresabschluss zum 31.12 erstellen, der mit weiteren Kosten verbunden ist, selbst wenn das Unternehmen den operativen Betrieb erst zum 01.12. aufgenommen hat. Eine Abänderung des Geschäftsjahres ist mit einem individuellen Gesellschaftsvertrag möglich, der aber ebenfalls höhere Kosten mit sich bringt.

Wer trägt die Kosten für die Gründung einer GmbH?

Bei den meisten Gründungen bezahlen die Gesellschafter die Gründungskosten aus ihrem Privatvermögen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Kosten von der GmbH tragen zu lassen. Eine entsprechende Vereinbarung kann zwischen den Gesellschaftern getroffen werden.

Warum ist eine GmbH sinnvoll – für wen eignet sich eine GmbH?

Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach deutschem Recht sind weltweit anerkannt und haben einen guten Ruf. Durch das recht hohe Stammkapital von mindestens 25.000 Euro besteht für Geschäftspartner eine gewisse Sicherheit. GmbHs eignen sich für alle Gründer, denen eine Haftungsbeschränkung wichtig ist. Das Stammkapital sollte dafür aber zur Verfügung stehen. Eine Gründung mit dem hälftigen Kapital ist in den meisten Fällen nicht zu empfehlen, auch wenn es möglich wäre.